Qu’est-ce qu’un logiciel de trésorerie ?
Le logiciel de trésorerie permet aux dirigeants de mieux maîtriser les flux financiers et les budgets de l’entreprise. Il vous fait économiser du temps et facilite l’anticipation des potentiels risques financiers auxquels votre entreprise peut être exposée. Vous obtenez une vue condensée ou détaillée sur différents éléments tels que :
- les flux de votre caisse ;
- les différents budgets ;
- des scénarios de prévision ;
- d’éventuels retards de paiement.
Pour fonctionner, un outil de gestion de trésorerie peut être synchronisé avec votre logiciel de caisse afin d’en suivre les flux, mais aussi avec votre logiciel de facturation ou de comptabilité afin d’avoir une vue d’ensemble sur vos opérations bancaires. Ils sont tous sychronisés avec votre compte bancaire, voire dispose de leur propre solution bancaire, à l’instar de Equals Money et son compte multidevises.
Il existe des logiciels spécialisés dédiés uniquement au suivi de trésorerie (Fygr, Sellsy Gestion de trésorerie ou Zenfirst, ou encore Agicap pour les PME) ou des logiciels généralistes (comme Pennylane ou Axonaut) qui couvrent un ensemble de fonctionnalités plus variées.
Pourquoi utiliser un logiciel de trésorerie ?
Le logiciel de suivi de trésorerie porte un nombre d’avantages considérables qui vous permettront d’assurer la bonne santé financière de votre projet. Parmi ces avantages, on peut citer :
- l’automatisation de la gestion de vos comptes bancaires pro ;
- le suivi en temps réel des flux de trésorerie ;
- la réduction des erreurs liées à une tâche chronophage et source d’anxiété ;
- l’accès à un reporting des données clair et précis sur la santé financière de votre société ;
- le partage des accès à votre directeur financier, expert-comptable et à tout responsable à qui vous souhaitez donner une visibilité sur les budgets ;
- le traitement des données en toute sécurité ;
- l’accès où que vous soyez à toutes les opérations bancaires et transactionnelles de votre entreprise.
En bref, le logiciel de trésorerie a été développé afin de permettre aux dirigeants de mieux maîtriser les flux financiers et les budgets de l’entreprise. Il permet d’économiser du temps et d’anticiper les potentiels risques financiers auxquels une entreprise pourra être exposée.
Comment choisir son logiciel de trésorerie ?
Afin de choisir le logiciel de suivi de trésorerie adapté à vos besoins et à ceux de votre société, vous devez prendre quelques éléments en compte. Nous avons donc rassemblé une liste non exhaustive de critères sélectifs pour vous aider à vous diriger vers le meilleur outil.
La taille de votre entreprise
La plupart des logiciels de suivi de trésorerie s’efforcent de répondre aux besoins du plus grand nombre d’entreprises. Mais certains présentent tout de même des spécificités plus adaptées à un type d’entreprise en particulier.
Si vous êtes indépendant ou que vous démarrez tout juste votre activité, il se peut que vos besoins en termes de gestion de flux financiers soient moins importants qu’une entreprise avec plusieurs entités. Veillez alors à choisir un outil précis mais flexible, destiné aux indépendants et TPE, qui saura s’adapter à l’évolution de votre société.
Il existe des outils de gestion de trésorerie dédiés aux entreprises dont le nombre de salariés varie de 10 à 1000. Par exemple, Pennylane se positionne ainsi comme une solution qui saura répondre à la croissance des PME grâce à :
- la compatibilité avec vos outils (CRM, ERP, etc.) ;
- un tableau de bord évolutif et personnalisable ;
- un accès avec plusieurs utilisateurs ;
- une consolidation en temps réel des différents comptes bancaires ;
- un accès comptable à vos mouvements bancaires.
On retrouve aussi des logiciels de gestion de trésorerie adaptés aux comptables, comme Cegid Exabanque.
Les fonctionnalités
L’objectif premier des logiciels de trésorerie est de faciliter la gestion des finances d’une entreprise. Leurs fonctionnalités principales sont en fait souvent similaires :
- synchronisation bancaire ;
- suivi de trésorerie ;
- prévisionnel de trésorerie.
Il est ainsi assez difficile de comparer les logiciels de trésorerie, en se basant uniquement sur leurs fonctionnalités. Malgré tout, certains disposent d’options et de services propres qui permettent de les distinguer entre eux. Ainsi, vous pouvez commencer par distinguer les logiciels généralistes des logiciels spécialisés. Les premiers vont inclure des fonctions de facturation, de gestion comptable, de CRM ou encore de gestion des stocks ou des fournisseurs. Axonaut ou Sellsy sont donc des solutions adaptées pour les entreprises qui veulent centraliser leur gestion sur un outil unique. Les outils spécialisés en gestion de la trésorerie vont plus loin sur certaines fonctionnalités, en incluant des modules additionnels comme la possibilité d’émettre des paiements directement depuis le logiciel comme chez Cegid Exabanque.
On retrouve aussi des logiciels qui se concentrent sur la gestion des dépenses de votre entreprise. C’est l’objectif d’Equals Money par exemple, adapté notamment aux entreprises qui réalisent des transactions avec l’international.
Encore une fois, c’est aussi (souvent ?) la taille de votre entreprise et le volume et le type de vos flux financiers qui vont vous orienter vers un logiciel plus qu’un autre.
L’utilisation
L’intérêt de faire appel à un logiciel de trésorerie est de vous faire gagner du temps. Il est donc important de choisir une solution facile à prendre en main. Profitez des démonstrations ou essais gratuits pour découvrir les interfaces et leur fonctionnement.
Si vous travaillez en équipe, veillez à vous assurer que l’outil de gestion de trésorerie est accessible par tous vos collaborateurs amenés à l’utiliser. Vous pouvez aussi prévoir une session de formation afin de vous assurer que chacun pourra appréhender correctement l’outil.
L’intégration
La plupart des logiciels de trésorerie peuvent être intégrés directement sur vos solutions de gestion. C’est un critère important si vous utilisez un logiciel de caisse, de facturation ou encore de comptabilité et que vous ne voulez pas en changer.
L’avantage d’avoir vos deux logiciels synchronisés est de centraliser les données, suivre tous les mouvements en temps réel et faire des simulations. Vous gagnez en contrôle sur toutes les opérations effectuées au sein de votre société. Mais tous ne sont pas compatibles. Prêtez attention aux intégrations proposées par votre outil de gestion de trésorerie et/ou votre autre logiciel de gestion/caisse avant de vous lancer.
Le budget
Dernier critère : le coût du logiciel de trésorerie.
Il n’est pas nécessaire de prendre un outil très onéreux si vous ne souhaitez pas bénéficier de fonctionnalités très techniques. Mais, inversement, veillez à opter pour un outil qui vous permettra de gérer tous les aspects de votre trésorerie, ce qui n’est pas toujours le cas des solutions les moins chères.
Étudiez minutieusement les besoins de votre entreprise pour vous diriger vers la solution qui répondra le mieux à vos attentes.