Quel que soit votre métier, votre statut, et la taille de votre entreprise, il y a de fortes chances pour que vous ayez besoin de piloter des projets, ponctuellement ou de façon récurrente. Il se peut même que ce soit votre métier !
La gestion de projet, qu’on appelle aussi management de projet, consiste à piloter les moyens, les coûts et les délais pour mener à bien un projet. C’est une discipline très vaste qui nécessite :
- de piloter les différentes étapes, échéances et jalons d’un projet : début, fin, étapes intermédiaires…
- de piloter les ressources dédiées au projet, c’est-à-dire les moyens humains et financiers nécessaires au bon déroulement du projet : budget alloué au projet, personnes travaillant sur le projet, dépenses mises en œuvre, ressources matérielles…
- de gérer des tâches qui peuvent être liées entre elles, et l’attribution de ces tâches aux bonnes personnes.
Pourtant, il est possible que, comme de nombreuses entreprises, vous n’utilisiez pas les bons outils de gestion de projet. Pour vous faire gagner du temps, vous trouverez ici une liste de logiciels sélectionnés parmi les meilleurs outils de gestion de projet du marché :
Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?
Pour vous aider à bien choisir votre logiciel de gestion de projet, voici une liste des principaux critères de choix.
Fonctionnalités
C’est un des critères les plus importants pour choisir votre outil de gestion de projet. Selon votre activité et l’organisation de votre entreprise, et selon les outils déjà en place, vous n’aurez pas les mêmes besoins.
Pensez aux fonctionnalités dont vous avez besoin aujourd’hui, mais ne négligez tout de même pas celles dont vous aurez besoin demain si votre entreprise grandit. Il n’y a rien de pire que de devoir changer de logiciel de gestion de projet au bout d’un an !
N’hésitez pas à vous référer à notre liste et à cocher les fonctionnalités qui vous intéressent, cela vous fera gagner beaucoup de temps dans le choix de votre logiciel de gestion de projet.
Taille de votre entreprise
La taille de l’entreprise est un critère important, ainsi que le nombre d’utilisateurs, qui influe généralement sur le prix. Choisissez un logiciel qui saura grandir avec votre équipe ! Si vous avez l’intention de recruter dans les années à venir, ou de gérer davantage de projets, assurez-vous que le logiciel est dimensionné pour cela et que son coût ne va pas augmenter de façon exponentielle. Assurez-vous aussi que le logiciel restera ergonomique, même avec un volume d’utilisateur et de projets important.
Méthode projet utilisée
Dans le domaine de la gestion de projet, il existe différentes méthodologies, différentes approches et votre outil doit s’adapter à votre fonctionnement, et pas l’inverse.
Par exemple, Jira se présente comme le logiciel de gestion de projet pour les équipes utilisant la méthode Agile. Monday, Trello et Notion proposent des templates dédiés pour les équipes qui utilisent la méthode Scrum. Il existe même des logiciels comme Scrumfast, dédiés aux Scrum masters !
Vous êtes adepte du Kanban ? Des diagrammes de Gantt ? Du Lean Management ? Choisissez bien un outil qui répond à vos exigences !
Facilité d’utilisation
L’ergonomie et la facilité de prise en main sont des critères importants. En effet, un logiciel de gestion de projet sera utilisé quotidiennement par votre équipe : son utilisation doit donc être agréable et ne doit pas faire perdre de temps. Prêtez attention aux performances : un logiciel de gestion de projet ne doit surtout pas être lent !
Heureusement, la plupart des logiciels de gestion de projet peuvent être testés gratuitement : vous pouvez ainsi vous faire une opinion par vous-même avant de choisir. Si vos besoins sont relativement simples, pas besoin d’une usine à gaz : privilégiez les outils simples et intuitifs !
Prix
Le coût est bien entendu un critère très important pour choisir votre logiciel de gestion de projet. Suivant les cas, le coût d’un logiciel de gestion de projet peut aller de 0 à plusieurs milliers d’euros par mois.
Dans la majorité des situations, le prix dépend à la fois du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités choisies.
Mais prenez bien en compte toutes les composantes du prix :
- est-ce que vous avez accès à un support client ?
- est-ce que vous allez devoir payer un consultant pour vous aider à mettre en place le produit ?
- est-ce que ce logiciel vous permet d’économiser de l’argent (en remplaçant d’autres outils que vous avez déjà mis en place) ?
Si vous recherchez des fonctionnalités avancer ou bien devez stocker beaucoup de documents, une solution gratuite va très rapidement montrer ses limites. Il en est de même pour ce qui concerne les intégrations avec des solutions tierces. Dans la plupart des cas, il faudra mettre la main au portefeuille pour accéder à ces dernières.
Hébergement et sécurité
La plupart des logiciels de gestion de projet aujourd’hui sont vendus sur abonnement, en mode SaaS, et l’hébergement est compris dans le coût.
Si vous souhaitez héberger votre logiciel vous-même, vous aurez moins de choix. C’est possible avec le logiciel Jira, pour les grandes entreprises (à partir de 500 utilisateurs). C’est également possible avec les logiciels open source comme Open Project, ProjeQtOr ou encore Taiga.
Si vous optez pour un logiciel hébergé en SaaS, faites bien attention à la politique de sécurité de l’entreprise : conformité RGPD, sauvegardes, garantie de disponibilité…
Clés en main ou sur mesure ?
Partirez-vous sur un logiciel clés en main, dédié à la gestion de projet ? Ou sur un outil no-code, qui vous permettra de créer votre logiciel de gestion de projet sur mesure ?
Avec les logiciels de gestion de projet clés en main, vous n’avez que peu de questions à vous poser pour le paramétrage, tout est déjà préformaté. C’est intéressant car vous gagnez du temps sur la mise en place : vous suivez le guide sans avoir de questions à vous poser. Comme on l’a vu, il existe même des logiciels adaptés à un secteur d’activité ou à une méthode projet en particulier : ils adoptent donc votre langage, vos process.
D’autres logiciels de gestion de projet, comme Notion ou Monday, sont davantage des boîtes à outils : ils vous permettent de créer l’outil de gestion de projet donc vous avez besoin, sans écrire une ligne de code. Ils proposent des templates, ou modèles pour démarrer, mais c’est à vous de mettre en place les listes, les tableaux, les champs et workflows dont vous avez besoin.
Vous devez bien choisir quelle solution correspond le mieux à vos besoins, entre un outil clés en main ou un logiciel sur mesure : en fonction du temps que vous avez à accorder à la mise en place de l’outil, des compétences en interne, et de vos besoins.
Intégrations disponibles
Vous avez déjà d’autres logiciels en place dans votre entreprise ? La capacité de votre logiciel de gestion de projet à échanger des données avec eux peut être un critère clé.
Dans certains cas, le logiciel de gestion de projet doit transmettre des données vers le logiciel de facturation ou le logiciel CRM.
Il peut être également nécessaire d’intégrer votre logiciel de gestion de projet à votre messagerie interne (Slack, Teams…), à votre boîte mail ou à votre agenda. Vérifiez donc bien les connecteurs disponibles avant d’acheter un logiciel de gestion de projet.
Support et service client
On a gardé ce critère de choix pour la fin, mais ce n’est pas le moindre. Mettre en place un logiciel de gestion de projet, ce n’est pas toujours facile, alors assurez-vous de choisir une entreprise qui puisse être à vos côtés pour vous aider !
On vous conseille de vérifier les informations suivantes :
- L’aide et la documentation utilisateur sont-elles bien fournies ?
- Quels sont les canaux pour contacter le service client : chat ? téléphone ? email ?
- Le service client est-il francophone ?
- Quels sont les délais de réponse annoncés ?
Dans tous les cas, n’hésitez pas à contacter le support pendant votre période d’essai, pour vous faire une idée du niveau de service par vous-même.