Tâche chronophage et pourtant indispensable des indépendants et entrepreneurs, la comptabilité peut être gérée en toute autonomie (ou presque) grâce aux logiciels de comptabilité. Vous cherchez une solution efficace pour gérer votre comptabilité sans pour autant épuiser vos ressources financières ?
Voici notre sélection des meilleurs logiciels de comptabilité gratuits et notre guide pour vous aider à faire votre choix.
- Indy – Le meilleur pour les libéraux et prestataires de services
- Abby – Le meilleur pour les micro-entrepreneurs
- Costructor – Le meilleur pour les artisans et TPE du BTP
- Tiime – Le meilleur pour la facturation illimitée
- Zervant – Le meilleur pour ses fonctions IA
- Sinao – Le meilleur pour gérer la TVA
- Pennylane – L’une des meilleures alternatives payantes
- Sage 50 – L’une des meilleures alternatives payantes
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité (gratuit) ?
Voici les 5 principaux avantages à utiliser un logiciel pour faire votre comptabilité :
- Efficacité et gain de temps : l’automatisation des tâches de saisie comptable et de récolte des justificatifs, mais aussi la gestion de la TVA ou encore des factures vous fera gagner beaucoup de temps, à vous et à votre expert-comptable.
- Moins de risques d’erreurs : l’utilisation d’un logiciel diminue fortement le risque de pertes de données et d’erreurs (doublons, mauvaises saisies) grâce aux calculs automatiques et aux alertes en cas d’anomalie. Il vous permet d’être en conformité avec la réglementation en vigueur.
- Conformité légale et fiscale : les logiciels comptables sont régulièrement mis à jour en fonction des obligations légales et fiscales. Vous avez donc la garantie de tenir une comptabilité conforme et d’être mieux préparer en cas de contrôle fiscal.
- Pilotage de votre activité : les outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs financiers vous permettent de mieux piloter votre activité en temps réel, et sont ainsi un précieux allié dans la gestion quotidienne de votre activité.
- Collaboration : que votre comptabilité soit internalisée ou externalisée, les logiciels de comptabilité vous permettent de centraliser les données. La répartition des tâches et la collaboration en sont ainsi facilitées.
Si vous pouvez profiter de tout cela à moindres frais, c’est le jackpot !
À mesure que votre activité et vos besoins se développent, vous pourrez aussi évoluer vers une formule payante et ainsi bénéficier de nouvelles fonctionnalités sur un outil initialement gratuit que vous maîtrisez déjà. Vous n’aurez pas besoin de changer de solution ou de vous faire la main sur un nouvel outil.
Comment choisir un logiciel de comptabilité ?
Entre toutes les solutions du marché gratuites et payantes, il n’est pas facile de savoir quel logiciel de comptabilité choisir pour votre activité et vos besoins. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les critères de choix essentiels.
Le statut juridique et le type d’activité
Premier critère, votre statut juridique. Le statut à un impact direct sur vos obligations comptables, et surtout la difficulté que vous aurez à tenir votre comptabilité vous-même. Les professions libérales, les auto-entrepreneurs, les associations n’ont en effet pas les mêmes obligations comptables que les entreprises (en SASU/SAS, EURL/SARL), et les fonctionnalités des logiciels de comptabilité doivent s’adapter à ces obligations. Votre statut juridique est donc un critère de choix primordial.
Tous les logiciels de comptabilité gratuits n’acceptent pas forcément tous les statuts.
Si vous êtes un micro-entrepreneur (et comptez le rester), vous avez tout intérêt à vous tourner vers un logiciel spécialiste de votre statut comme Abby. Les professions libérales et prestataires de services choisissent généralement Indy qui fournit un accompagnement par des experts de vos métiers. Un auto-entrepreneur ou une TPE du bâtiment trouvent chez Costructor un outil conçu pour ce secteur.
Pour les associations, votre choix peut être plus limité, avec aussi principalement des outils spécialistes pour les associations comme AssoConnect.
Les fonctionnalités
Pour pouvoir être gratuits, les logiciels de comptabilité imposent généralement des limites. Vous devez donc être vigilants quant aux fonctionnalités incluses. Elles doivent impérativement être conformes à vos obligations légales (d’où l’intérêt de bien connaître vos obligations et de choisir une solution adaptée à votre statut).
Idéalement, un logiciel comptable doit être capable de :
- se connecter à votre compte bancaire (ou proposer un compte pro comme Indy) ;
- catégoriser et affecter les opérations en fonction de votre plan comptable (avec éventuellement un assistant IA à l’image de Zervant) ;
- éditer des devis et factures (si possible illimités comme avec Tiime) ;
- gérer la TVA (déclaration et paiement sont possibles avec Sinao) ;
- établir des tableaux financiers et de trésorerie ;
- exporter les données et/ou donner accès à votre expert-comptable ;
- archiver les pièces justificatives.
Bien évidemment, les besoins en fonctionnalités peuvent varier selon les statuts. À vous d’évaluer lesquelles sont nécessaires pour votre entreprise et vous assurer qu’elles soient présentes.
Et si vous réalisez que certaines fonctions manquent à l’appel, alors il est toujours préférable de passer sur un outil payant comme Sage 50 ou Pennylane, qui répond correctement à vos besoins. Ces derniers ont en effet des fonctionnalités plus avancées, vous permettant notamment d’éditer vos comptes annuels, de télétransmettre vos déclarations ou encore de gérer des notes de frais.
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation
Le logiciel de comptabilité que vous aurez choisi doit impérativement être rapide à prendre en main et simple à utiliser, au risque de perdre plus de temps que d’en gagner dans votre gestion comptable ! Avec un logiciel gratuit, vous prenez peu de risque à tester plusieurs plateformes pour trouver celles qui vous convient le mieux. Mais sachez que la plupart des logiciels gratuits et payants peuvent également être essayés gratuitement dans leur version premium pendant un temps limité (15 jours chez Pennylane ou même 30 jours chez Sage 50 par exemple).
C’est le meilleur moyen de savoir si cette solution vous convient.
Pensez aussi à vérifier l’assistance disponible. Vous pouvez par exemple bénéficier d’une assistance 7j/7 avec Zervant. D’autres éditeurs ont un service support disponible par chat et/ou téléphone. C’est un point important et qui peut permettre de faire pencher la balance pour l’une ou l’autre de ces solutions.
Le rapport qualité/prix
Si vous lisez cet article, le prix de votre logiciel est un critère important pour vous. Avant de vous lancer dans l’utilisation du premier logiciel de comptabilité gratuit que vous croisez, nous vous conseillons de comparer le rapport qualité/prix de différentes solutions, gratuites et payantes.
En effet, l’un des objectifs d’un logiciel est de vous faire gagner du temps sur une tâche chronophage.
La question à vous poser est donc surtout de savoir combien vaut votre temps d’entrepreneur, de freelance, de profession libérale. Si vous prenez un logiciel de comptabilité gratuit, mais que vous devez y passer 2 jours par mois, combien seriez-vous prêt à payer pour n’y passer que 2 heures par mois ? Et la question reste la même si vous hésitez entre un logiciel à 30 € par mois et un logiciel à 10 € par mois.
Lors du choix de votre logiciel de comptabilité, retenez que :
- les logiciels de comptabilité gratuits ne sont pas toujours 100% gratuits et ne sont pas forcément les solutions les plus pérennes (mises à jour, limites d’utilisation, etc) ;
- est-ce qu’un logiciel gratuit est capable de vous accompagner dans votre croissance ?
- les logiciels payants sont souvent plus avancés techniquement, et font gagner davantage de temps sur votre comptabilité.
Tenez compte de ces éléments lorsqu’il s’agit d’utiliser notre comparatif des logiciels de comptabilité, et n’hésitez pas à ouvrir vos recherches aux logiciels de comptabilité payants pour avoir toutes les cartes en main pour faire le bon choix.
Quelles alternatives à un logiciel de comptabilité gratuit ?
Même si vous cherchez un logiciel gratuit, il est judicieux de s’intéresser à d’autres solutions qui restent très abordables et se présentent ainsi comme des alternatives très pertinentes.
Nous vous avons présenté Pennylane et Sage 50. Le premier est très plébiscité ces dernières années, et propose selon nous une excellente alternative abordable pour gérer ou faire gérer toute sa comptabilité de A à Z, et ce quel que soit votre statut. Avec Sage 50, vous pouvez en plus facturer de manière illimitée et gérer la relation client.
On peut aussi citer Cegid Comptabilité, le logiciel spécialiste de la comptabilité du célèbre éditeur français. Evoliz, un logiciel de gestion, facturation et préparation de la comptabilité est accessible à un peu plus d’une dizaine d’euros par mois avec factures illimitées. La suite logicielle macompta.fr offre un module de facturation et de comptabilité aux auto-entrepreneurs à moins de 8€/mois. Les start-up et PME apprécient Axonaut, une solution de gestion complète qui regroupe la facturation, le CRM, l’ERP et la pré-comptabilité.