Peu importe l’effectif de votre entreprise, utiliser un logiciel de gestion des congés et absences est un atout précieux pour automatiser le processus de suivi des congés, disposer d’une meilleure visibilité sur les absences des membres d’une équipe et ainsi maintenir un climat social serein et productif. Mais lequel choisir ?
Voici notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des congés et absences en 2025 :
- Factorial – Le meilleur pour les entreprises en forte croissance
- Lucca – Le meilleur pour ses capacités précises de paramétrages
- Skello – Le meilleur pour les entreprises aux plannings complexes
- Bizneo HR – Le meilleur pour créer plusieurs politiques de congés
- Combo – Le meilleur pour les entreprises avec des équipes terrain
- Keeple – Le meilleur pour collaborer sur la gestion de plannings
- Payfit – Le meilleur pour l’intégration automatisée en paie, sans expertise
- My Silae – Le meilleur pour ses fonctions puissantes répondant à toutes les exigences
- Malibou – Le meilleur pour son utilisation simple et rapide
- Silae RH Suite – Le meilleur pour assurer la conformité
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et des absences ?
Un logiciel de gestion des congés et absences fait partie des logiciels RH le plus souvent mis en place par l’entreprise, au côté de logiciels de gestion de la paie, de gestion de planning ou bien de recrutement.
Ce type d’outil permet d’assurer une gestion efficace des congés et absences en :
- suivant le nombre de jours de congé pris et ceux restants, conformément aux dispositions légales et conventionnelles ;
- veillant à la bonne répartition de la charge de travail au sein de l’équipe en fonction des tâches et projets en cours et des présences des membres de l’équipe.
Une fois paramétré, il vous aide à gérer les absences, congés et plannings de manière conforme et efficace. Ils sont utilisés aussi bien par les salariés, qui y effectuent leurs demandes de congés ou d’absences, que par les managers qui valident ou refusent ces dernières, et bien évidemment par les équipes RH pour suivre le traitement en paie.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences ?
L’utilisation d’un logiciel dédié présente plusieurs bénéfices :
- Conformité légale : il assure le respect des règles en vigueur, même sans personnel RH expert, grâce à un paramétrage conforme à la législation ;
- Centralisation des données : il offre une vue claire et centralisée des congés, absences et répartition des effectifs, facilitant ainsi la gestion des ressources ;
- Optimisation du temps : en automatisant les tâches administratives, il libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée ;
- Réduction des erreurs : le logiciel détecte les incohérences (congés mal attribués, absences injustifiées, etc.), ce qui sécurise notamment l’élaboration de la paie ;
- Suivi réactif : Il permet un traitement rapide des demandes de congés et améliore la communication interne, et donc le bien-être au travail.
Comment choisir un logiciel de gestion des congés et absences ?
Les solutions de gestion des congés et absences sont nombreuses et il est parfois difficile de savoir quel logiciel choisir par rapport à vos besoins. Pour vous aider, voici quelques critères à évaluer pour faire le bon choix.
Le type de logiciel
Le marché des logiciels de gestion des congés et absences, et plus globalement des logiciels RH, est assez hétéroclite. Pour gérer cette fonctionnalité, vous pouvez choisir entre 3 types d’outil :
- un logiciel dédié et spécialiste, comme Keeple ;
- un logiciel RH généraliste qui inclut un module dédié, comme Factorial ;
- un logiciel de gestion généraliste, qui inclut un module dédié, comme Axonaut.
Le périmètre d’action de votre logiciel est donc un critère de choix majeur. Et pour choisir, vous devez dans un premier temps vous pencher sur vos besoins et ensuite identifier les fonctionnalités souhaitées.
Les fonctionnalités
Bien évidemment, vous allez comparer les fonctionnalités dédiées à la gestion des congés et absences : personnalisation des workflows de validation, alertes et notifications automatiques, planning partagé et collaboratif, intégration en paie, etc.
Mais la plupart de ces logiciels s’intègrent à un SIRH complet. Vous avez donc tout intérêt à réfléchir à vos besoins plus globalement et décider si une solution unifiée serait plus pertinente. Voici les fonctionnalités de base que l’on peut retrouver dans un logiciel RH :
- la gestion administrative du personnel : dossier salarié, contrats, documents, etc. (Factorial) ;
- la gestion des temps et activités (GTA) : planning, pointage, horaires, gestion du télétravail (Lucca ou Skello) ;
- les fonctions de recrutement (ATS) : diffusion d’offres, gestion des candidatures (Bizneo HR) ;
- la gestion de l’onboarding : accueil des nouveaux salariés, checklist, documents (Malibou) ;
- l’évaluation des performances : entretiens, objectifs, feedback (Bizneo HR) ;
- la gestion de la formation : plan de formation, suivi des compétences (Lucca) ;
- la gestion de la paie ou la préparation de la paie : intégration avec la paie ou génération de variables (Payfit ou My Silae);
- le reporting RH et les tableaux de bord (comme Silae RH Suite).
Opter pour un outil plus complet vous permet d’économiser du temps et d’améliorer la compétitivité ainsi que les performances globales de l’entreprise.
La conformité et les paramétrages
Pour être le plus fonctionnel et fiable possible, le logiciel que vous choisirez doit non seulement intégrer les règles du Code du travail, conventions collectives et accords d’entreprise, mais il doit aussi être facilement paramétrable.
En effet, les politiques de congés et absences varient d’une entreprise à l’autre et vous devez impérativement pouvoir utiliser un outil qui s’adapte parfaitement à la politique interne de votre entreprise. Il doit pouvoir vous permettre de personnaliser les types de congés (RTT, congés payés, absences exceptionnelles, etc.) et les règles de pose des congés ou d’absences.
Certains offrent des capacités de paramétrages avancés, comme, avec Combo par exemple, la possibilité de mettre en place des alertes en cas de sous-effectifs.
La prise en main et l’utilisation
Si vous choisissez de prendre un outil de gestion des congés et absences, c’est avant tout pour gagner du temps et automatiser des tâches. Ce type d’outil est voué à être utilisé aussi bien par les salariés de l’entreprise, que les managers et équipes RH. Il faut donc absolument opter pour une solution moderne, simple à prendre en main et à utiliser.
Le mieux pour se faire une idée reste de demander une démonstration, comme le propose Lucca, ou de tester directement la solution lorsqu’un essai gratuit est disponible, comme chez Bizneo HR et son essai gratuit de 15 jours.
Le support et l’accompagnement
La qualité du support et de l’accompagnement est un élément clé de la bonne prise en main d’un logiciel.
Le niveau de support et d’accompagnement nécessaire dépend non seulement des fonctionnalités que vous souhaitez utiliser, mais aussi de la taille de votre entreprise et de vos ressources en interne. Renseignez-vous sur la phase d’implémentation de la solution RH et vérifiez si la formation et le support sont inclus. Veillez aussi à évaluer la disponibilité du service client.
À titre d’exemple, My Silae assure une assistance en ligne 24h/24 et Malibou fournit un accompagnement par un expert dédié.
Le budget
Notez que la question du prix d’un logiciel de gestion des congés et absences est le dernier critère que nous avons listé et c’est toujours une question délicate à évoquer. En effet, le prix d’un logiciel RH varie selon plusieurs facteurs :
- l’éditeur ;
- les fonctionnalités incluses ;
- le niveau d’accompagnement ;
- le nombre de salariés.
Certains logiciels facturent un forfait mensuel ou annuel (comme Skello), une facturation à la carte en fonction des modules inclus (comme Factorial) ou encore une facturation par salarié (comme Lucca).
Il est donc presque impossible de donner un tarif moyen pour ce type de logiciel. Nous vous conseillons plutôt de raisonner en termes de temps gagné et de profondeur fonctionnelle. À tarif équivalent, un logiciel peut être très pertinent pour vous et pas du tout pour une autre entreprise. Le prix est donc un élément à prendre en compte, mais ce n’est pas le critère de choix principal.