Tâche chronophage et pourtant indispensable des associations, la comptabilité peut être gérée en toute autonomie (ou presque) grâce aux logiciels de comptabilité. Ces outils modernes et performants sont de plus en plus nombreux sur le marché et apportent de multiples avantages. Vous ne savez pas lequel choisir ?
Voici notre sélection des meilleurs logiciels de comptabilité pour association et notre guide pour vous aider à faire votre choix.
- AssoConnect – Le meilleur pour centraliser la gestion complète de votre association
- Pennylane – Le meilleur pour les associations aux nombreux flux financiers
- macompta.fr – Le meilleur pour les débutants en comptabilité
- Yapla – Le meilleur pour ses nombreuses automatisations
- Pep’s Up – Le meilleur pour son utilisation intuitive
- MaCotisation – Le meilleur pour l’excellence de son accompagnement
- Sage 50 – Le meilleur pour les associations qui gèrent du stock
- Cegid Comptabilité – Le meilleur pour les besoins comptables avancés
Comment choisir un logiciel de comptabilité pour son association ?
Un logiciel de comptabilité pour association doit répondre, a minima, aux besoins suivants :
- saisir les écritures comptables (recettes et dépenses) et les affecter au compte associé dans le plan comptable (PCG) associatif ;
- éditer les documents comptables (bilan, compte de résultat, grand livre, livre-journal, etc.).
Mais en fonction de la taille, de l’organisation et de l’activité de votre association, vous pourrez avoir besoin de fonctionnalités plus avancées. Faisons un focus sur les fonctionnalités les plus attendues d’un bon logiciel de comptabilité.
Le statut juridique et la taille
Premier critère lorsque vous recherchez un logiciel de comptabilité : il doit impérativement accepter votre forme juridique, à savoir les associations. Ce n’est pas le cas de tous, mais pas d’inquiétude : notre sélection comporte uniquement des logiciels de comptabilité adaptés (et les meilleurs !) pour les associations.
Par ailleurs, les petites associations n’ont pas forcément les mêmes besoins, ni les mêmes ressources internes, que de plus grandes structures. La taille de votre association aura donc aussi une influence sur le choix de votre logiciel de comptabilité, puisque d’elle, vont souvent dépendre :
- les ressources dont vous disposez pour gérer la comptabilité (expert-comptable ou non, salarié ou bénévole qualifié) ;
- le volume d’activité : volume de recettes et de dépenses, nombre d’adhérents, de salariés ou encore nombre de fournisseurs impactent la quantité de travail en comptabilité.
Une grande association aura des besoins en comptabilité plus complexes, mais aussi plus souvent une personne apte à gérer des obligations comptables exigeantes. À l’inverse, une petite association devra trouver un logiciel tout-en-un, accessible et prêt à être utilisé.
Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ?
Un logiciel de comptabilité pour association doit pouvoir vous permettre de choisir entre deux modes de comptabilité différents pour les associations : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.
- La comptabilité de trésorerie : Ce mode de fonctionnement est souvent choisi par les petites associations. Si vous gérez une comptabilité dite “de trésorerie”, vous raisonnez en termes d’entrées et sorties d’argent sur votre compte bancaire. C’est-à-dire que vous allez enregistrer les dépenses et recettes au fur et à mesure des débits et crédits sur votre compte bancaire. C’est pratique, car les dates des encaissements et décaissements correspondent aux dates des écritures comptables. Par contre, ce mode de suivi ne vous permet pas d’avoir une vision complète de la situation financière de votre association, car il ne tient pas compte de vos créances, de vos dettes, du matériel immobilisé, etc.
- La comptabilité d’engagement : Dans le cas d’une comptabilité dite “d’engagement”, on enregistre les écritures comptables en fonction de la date d’émission des factures, et non pas en fonction de la date d’encaissement. Ce mode de comptabilité permet d’avoir une vue plus complète de votre bilan prévisionnel. Il va également vous permettre de comptabiliser des provisions sur charges, des produits constatés d’avance ou encore l’amortissement de votre matériel.
Certains logiciels permettent uniquement de gérer la comptabilité de trésorerie (Yapla et Pep’s Up notamment), alors que les autres s’adaptent aux deux types de comptabilité.
Les fonctionnalités
Au-delà du type de comptabilité géré par le logiciel, vous devez aussi vous intéresser aux fonctionnalités incluses. Les fonctionnalités indispensables pour un logiciel de comptabilité pour association sont :
- la gestion des adhésions, cotisations, dons, subventions ;
- le suivi des dépenses et recettes par projet ou activité ;
- l’automatisation des écritures comptables et le rapprochement bancaire ;
- la gestion de la TVA si vous êtes assujetti.
Vient ensuite la possibilité d’éditer le bilan et le compte de résultat directement, qui intéressera essentiellement les associations en comptabilité d’engagement. Dans ce cas, il faut choisir un outil comme AssoConnect, Sage 50 ou macompta.fr. Si vous faites appel à un expert-comptable, un logiciel qui prépare votre comptabilité est suffisant (Yapla ou MaCotisation par exemple).
Enfin, aux côtés des fonctions comptables, certains incluent également d’autres fonctionnalités ou modules complémentaires pour devenir des solutions de gestion plus complètes. C’est principalement ce qui va les différencier. La plupart dispose d’un module de facturation. Mais vous pouvez aussi avoir besoin de suivre vos finances et votre trésorerie (Cegid Comptabilité), gérer vos stocks (Sage 50), profiter d’un compte pro en ligne (Pennylane), gérer votre communication (AssoConnect), organiser des évènements et une billetterie (Pep’s UP), etc.
Réfléchissez donc bien à l’étendue de vos besoins actuels et à venir avant de vous lancer définitivement sur une solution.
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation
Rares sont les associations qui peuvent embaucher un comptable confirmé. Le plus souvent, la personne en charge de la compta est un trésorier bénévole ou un salarié multitâches.
Dans ce cas, vous serez sans doute soulagé de pouvoir compter sur le support client de votre logiciel de comptabilité. Certains prestataires proposent un support téléphonique, comme Pep’s Up. Au-delà, de l’utilisation du logiciel, il pourra apporter des réponses à vos questions sur la comptabilité de votre association : un atout non négligeable !
Le logiciel de comptabilité que vous aurez choisi doit aussi impérativement être rapide à prendre en main et simple à utiliser, au risque de perdre plus de temps que d’en gagner dans votre gestion comptable !
Certains éditeurs proposent une formule gratuite, comme AssoConnect, qui vous permet de découvrir l’interface et tester quelques fonctionnalités (attention le module de comptabilité n’est pas toujours inclus dans la version gratuite). La plupart des logiciels peuvent également être essayés gratuitement pendant un temps limité (15 jours chez Pennylane, 30 jours chez macompta.fr et même 2 mois chez MaCotisation par exemple). C’est le meilleur moyen de savoir si cette solution vous convient.
Le rapport qualité/prix
Le budget est souvent considéré comme le critère de choix principal d’un logiciel (de comptabilité ou non d’ailleurs) pour beaucoup d’associations. Ceci dit, nous pensons sincèrement que la question du budget doit être abordée sur un angle plus large que simplement avec l’objectif de chercher un logiciel de comptabilité pas cher, voire gratuit. L’équation n’est pas si simple, entre le prix du logiciel et le temps passé à l’utiliser.
On trouve des outils gratuits, ou avec une formule gratuite comme AssoConnect ou Yapla. Ils peuvent très bien convenir si vous cherchez des fonctionnalités basiques. Mais les versions gratuites n’intègrent généralement pas la gestion comptable.
Donc la question à vous poser est plutôt de savoir combien vaut votre temps. Si vous prenez le logiciel de comptabilité le moins cher, mais que vous devez y passer 2 jours par mois, combien seriez-vous prêt à payer pour n’y passer que 2 heures par mois ?
Lors du choix de votre logiciel de comptabilité, retenez que :
- les logiciels de comptabilité gratuits ne sont pas toujours 100% gratuits et ne sont pas forcément les solutions les plus pérennes (mises à jour, limites d’utilisation, etc) ;
- est-ce qu’un logiciel gratuit est capable de vous accompagner dans votre croissance ?
- les logiciels payants sont souvent plus avancés techniquement, et font gagner davantage de temps sur votre comptabilité.
Tenez compte de ces éléments lorsqu’il s’agit d’utiliser notre comparatif des logiciels de comptabilité, et ne comparez pas que le prix.
Les avantages d’un logiciel de comptabilité
Voici les 5 principaux avantages à utiliser un logiciel pour faire votre comptabilité :
- Efficacité et gain de temps : l’automatisation des tâches de saisie comptable et de récolte des justificatifs, mais aussi la gestion de la TVA ou encore des factures vous fera gagner beaucoup de temps, à vous et à votre expert-comptable le cas échéant.
- Moins de risques d’erreurs : l’utilisation d’un logiciel diminue fortement le risque de pertes de données et d’erreurs (doublons, mauvaises saisies) grâce aux calculs automatiques et aux alertes en cas d’anomalie. Il vous permet d’être en conformité avec la réglementation en vigueur.
- Conformité légale et fiscale : les logiciels comptables sont régulièrement mis à jour en fonction des obligations légales et fiscales des associations. Vous avez donc la garantie de tenir une comptabilité conforme et d’être mieux préparer en cas de contrôle fiscal.
- Pilotage de votre activité : les outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs financiers vous permettent de mieux piloter votre activité en temps réel, et sont ainsi un précieux allié dans la gestion quotidienne de votre association.
- Collaboration : que votre comptabilité soit internalisée ou externalisée, les logiciels de comptabilité vous permettent de centraliser les données. La répartition des tâches et la collaboration en sont ainsi facilitées.