La transition digitale s’invite dans les processus des entreprises. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous allez désormais devoir ranger les factures papier au profit de formats électroniques. C’est la dématérialisation des factures fournisseurs. Pour vous aider, il existe des solutions modernes et performantes qui facilitent nettement cette gestion.
Voici notre sélection des meilleurs logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs en 2025 :
- Sage 50 – Le meilleur pour son fort degré de personnalisation
- Pennylane – Le meilleur pour la gestion des flux financiers
- Cegid Comptabilité – Le meilleur pour le traitement comptable
- EBP Gestion Commerciale – Le meilleur pour intégrer la gestion des stocks
- N2F – Le meilleur pour centraliser vos dépenses
- Sellsy – Le meilleur pour son usage polyvalent du cycle de vente/achat
- Tiime – Le meilleur pour la facturation gratuite
- Axonaut – Le meilleur pour centraliser sa gestion
- Qonto – Le meilleur pour automatiser les paiements avec son compte pro
Comment choisir un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs sont nombreuses et variées et il est parfois difficile de savoir quel outil choisir par rapport à vos besoins. Pour vous aider, voici quelques critères à évaluer pour guider votre choix.
La conformité à la facturation électronique
Premier critère essentiel pour anticiper les futures obligations liées à la facturation électronique, il est impératif de choisir un logiciel immatriculé ou en cours d’immatriculation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou Opérateur de Dématérialisation (OD) par l’Administration fiscale.
Nous vous expliquons de quoi il s’agit un peu plus loin dans cet article. Mais pas d’inquiétude : tous les logiciels de notre sélection sont ou prévoient d’être conformes aux obligations à venir.
Les fonctionnalités
La dématérialisation des factures fournisseurs peut s’effectuer à l’aide de différents types d’outil, dont les fonctionnalités vont varier. Parmi les fonctions dont vous avez besoin pour assurer la dématérialisation des factures fournisseurs, on peut citer a minima :
- la collecte et la lecture des factures fournisseurs (quel que soit le format) ;
- l’archivage des factures ;
- des tableaux de bord de suivi et d’analyse statistiques.
Mais bien souvent, les logiciels utilisés pour la dématérialisation des factures fournisseurs disposent d’autres modules et fonctionnalités.
Si vous cherchez une solution globale pour gérer vos achats et dépenses, alors nous vous recommandons N2F. Dans la même lignée, Pennylane combine à la fois la comptabilité et plus globalement la gestion des flux financiers. Des outils comme Sage 50 ou Cegid Comptabilité sont particulièrement avancés dans la gestion comptable. Pour pouvoir à la fois créer des factures clients et de dématérialiser vos factures fournisseurs, alors un logiciel de facturation tels que Tiime ou EBP Gestion Commerciale est adapté. Sellsy est quant à lui un CRM très complet qui gère facturation et relation clients et fournisseurs.
Qonto Facturation sort un peu du lot puisque c’est à la base un compte pro en ligne qui propose des outils complémentaires et bien pensés pour les entreprises, notamment liés à la facturation.
Enfin, une solution tout-en-un comme Axonaut s’adresse aux entrepreneurs qui veulent simplifier leur gestion en utilisant un outil unique.
Pour faire le bon choix, nous vous conseillons de définir dans un premier temps vos besoins. Quels outils utilisez-vous actuellement ? Avez-vous uniquement besoin d’assurer la dématérialisation des factures fournisseurs ? Souhaitez-vous digitaliser d’autres aspects de votre activité (relation client, comptabilité, etc.) ?
La facilité d’utilisation
Si vous vous équipez d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, c’est aussi pour gagner du temps sur des tâches chronophages. L’outil doit donc être facile à prendre en main et intuitif à utiliser.
On portera une attention particulière aux automatisations et à la simplicité de personnalisation de la solution.
L’idéal est de pouvoir tester le logiciel par vous-même afin de vous faire votre propre idée de l’interface et des fonctionnalités. Vous pouvez profiter de 30 jours d’essai gratuit avec Sage 50 et 14 jours d’essai gratuit chez Pennylane par exemple.
Le rapport qualité/prix
Le prix est souvent envisagé comme le critère prioritaire pour choisir un logiciel. Or, nous considérons que le rapport entre la qualité de l’outil et le budget requis est plus pertinent. En effet, il est préférable de choisir un outil réellement adapté à vos besoins, qui vous fera gagner du temps, même s’il est un peu plus cher qu’un autre. À l’inverse, l’outil le plus cher n’est pas forcément le mieux adapté non plus.
Le tarif va dépendre des fonctionnalités incluses.
Comptez entre 15€ et 35€ par mois en moyenne et au minimum. Mais comme vous l’avez vu, les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs sont diverses et variées et les prix varient tout autant.
Certains proposent des offres gratuites, comme Qonto Facturation ou Tiime. Mais les fonctionnalités sont bien évidemment plus limitées. Cela peut être suffisant si vos besoins sont simples, mais pensez à regarder aussi les formules payantes pour le jour où vos besoins évoluent.
Notre conseil ? Sélectionnez d’abord les solutions qui pourraient vous convenir puis comparez précisément leurs fonctionnalités et enfin leurs tarifs.
Les intégrations
Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs doit idéalement s’intégrer parfaitement à votre écosystème informatique. De ce fait, selon le type de solution, vous aurez besoin de l’intégrer à votre logiciel comptable ou votre compte pro ou encore votre logiciel de facturation pour faciliter le partage de données et la communication entre les différents outils.
N2F s’intègre à plus de 300 outils comptables et ERP et Pennylane affiche plus de 100 outils partenaires.
Si vous faites appel à un éditeur de gestion comme Sage ou Cegid, vous accédez aussi facilement à de nombreux outils pour compléter votre solution.
Pourquoi utiliser un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est-il obligatoire ou simplement utile ? Voici les arguments qui devraient rapidement finir de vous convaincre de vous équiper.
Les obligations concernant la facturation
Depuis 2020, l’ensemble des entreprises qui traitent avec une entité publique (BtoG) sont dans l’obligation de pouvoir fournir et recevoir des factures électroniques. À partir de 2026, cette obligation s’étend à toutes les opérations entre entreprises du secteur privé.
Concrètement, cela signifie que de façon progressive et échelonnée à partir de septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure d’éditer mais aussi de recevoir des factures de manière dématérialisée. Il sera aussi demandé à ces dernières de transmettre certaines informations à l’Administration fiscale, notamment lorsqu’il s’agit d’opérations non concernées par la facturation électronique (avec des particuliers, des entreprises non assujetties à la TVA ou non établies sur le territoire national). Il s’agit de l’e-reporting.
Pour ce faire, les entreprises sont obligées de s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures clients mais aussi fournisseurs.
Les avantages des logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs
Au-delà du caractère obligatoire, utiliser une solution de dématérialisation des factures fournisseurs présente plusieurs avantages :
- la simplicité de gestion : les factures numériques sont regroupées au sein d’un seul et même outil, ce qui en simplifie la gestion au quotidien ;
- le gain de temps : il n’est plus nécessaire de saisir l’intégralité des factures, tout est automatisé et cela permet ainsi d’améliorer la productivité des collaborateurs des services comptables et financiers ;
- la réduction des délais de paiement : comme les factures sont traitées plus rapidement, les délais de paiement sont aussi réduits ;
- l’archivage : les factures fournisseurs sont sauvegardées dans les serveurs de l’entreprise ou dans le cloud, limitant ainsi le stockage papier ;
- la sécurité : comme les factures numériques sont plus simples à gérer, il est plus facile d’effectuer des contrôles (doublons, failles, fraudes, etc.) ;
- la réduction des coûts : entre le traitement, le stockage et l’impression, les factures papier représentent un certain coût pour les entreprises qui disparaît avec la dématérialisation ;
- la transparence : cela concerne surtout l’administration fiscale, puisqu’en cas de contrôle, la dématérialisation des factures fournisseurs simplifie fortement la vérification des documents comptables.